档案工作制度
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 一、综合档案室工作职责

(一)、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规,制定学院档案工作规章制度并负责监督、指导、检查执行情况。

(二)、开展对《档案法》的宣传与教育工作,提高全院教职工的档案意识。负责对学院兼职档案工作人员的业务培训。

(三)、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计学院各类档案及相关资料,对学院档案实行统一管理。

(四)、开展档案开发和利用工作,负责办理档案的借阅和查阅工作。

(五)、负责档案的鉴定工作,对已超过保管期限的档案进行销毁处理。

(六)、确保档案的完整和安全保密,定期对档案进行检查和清理。

(七)、参加档案工作培训、协调、学术研讨和交流活动。

(八)、完成学院领导交办的其他任务。

二、兼职档案员职责

(一)、学院各部门兼职档案员应热爱档案工作,积极参加业务培训,学习专业技能,不断提高档案工作水平。

(二)、主动接受档案室的业务指导和监督检查。依照《学院档案工作管理办法》,注意平时收集,合理分类存放,便于利用和整理归档。

(三)、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,提高应归档档案的归档率。

(四)、填写归档文件目录一式两份,每年在规定时间内将整理好的归档文件材料向档案室移交,并办理交接手续。

(五)、积极宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》,保证文件材料的安全和保密。

(六)、认真完成学院档案部门委托办理的其他相关任务。

三、档案整理归档制度

(一)、学院综合档案室集中统一管理学院的全部档案,隶属于学院办公室领导。院属各部门应有一名负责人分管部门档案工作,并配备一名兼职档案员。

(二)、档案整理原则

1、遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同保管期限(永久、定期),便于保管和利用。

2、保持文件的完整性。已破损的文件应予修整,字迹模糊或者易褪变的文件应予复制。

3、文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护的要求。

4、确定归档文件的“件”。以件为单位,按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的步骤进行归档。

(三)、各类档案归档时间

1、学院各部门常规性档案应在次学年六月底归档。

2、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

3、学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档。

4、重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。

5、设备类档案应当在贵重仪器设备安装调试后两个月内归档。

6、声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档。

7、财会档案应在每年年终立卷,由财务部门保管两年,于次年六月底前归档。

四、档案统计制度

(一)、档案室工作人员要及时准确的了解和掌握学院档案情况,认真负责的做好档案统计工作。

(二)、建立健全统计帐薄,掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁及各种情况数据,按上级档案部门和学院的要求及时报送各种报表。

(三)、档案人员要认真填写各种统计表,及时、准确地汇总统计数据,做到准确无误,提高档案工作的管理水平。

(四)、对统计数字进行综合分析,对存在问题提出改进措施和建议,报告学院领导。

五、档案借阅制度

(一)、凡持有合法证件的校内外单位或个人,在说明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可查阅、摘抄和复制属于开放范围的档案。

    (二)、凡借阅利用属于尚未开放的档案,须经学院档案机构领导批准。需查阅党委会、院长办公会、党政联席会会议记录者,必须经党委、院长办公室主任批准,由记录人或档案工作人员代查;查阅利用的档案涉及到档案形成部门和个人规定限制的,需经档案形成部门和个人同意;涉及技术保密的,须经项目负责人和本人同意,涉及重大问题或者国家机密的,须报学院保密工作部门审查批准。

    (三)、查阅档案原则上在本档案室进行,阅后立即归还,确因工作需要借出利用的,需办理借阅手续并在规定时间内及时归还。  

    (四)、需借出利用的档案必须有专人保管,不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人,违者按《档案法》第二十四条规定处理,期间停止借阅档案。

    (五)、借阅、查阅档案者,应填写“档案利用效果登记表”。

    (六)、需要复制档案的,必须由本档案室人员办理,复印件、摘抄件须经核对后加盖档案室印章后方可有效。

    (七)借阅档案人员如调离本校或离退休时,应将所借档案全部归还,经档案室管理人员签字盖章后,人事处方可办理离校或离退休手续。

    (八)档案工作人员在接受借阅后归还的档案时,必须认真检查、核对无误后,方可办理注销手续。如发现缺页和损坏,应及时采取措施,并追究借阅者责任,按规定处理。

    (九)校外单位或个人利用档案,按国家有关规定合理收费。

(十)离退休人员不得借阅科技保密档案,确因需要查阅者需经有关领导批准,并按规定收费。

六、档案鉴定销毁制度

(一)、档案室应根据国家有关保管期限原则规定,对已满期限的档案进行鉴定。

(二)、对经鉴定需要销毁的档案,经学院主管领导同意,由保密和档案工作委员会和有关部门组成鉴定小组,对到期的档案提出销毁或延长保管期的意见,登记造册经学院领导批准后,方可销毁。

(三)、严格保密制度,销毁要有至少两人监销,销毁人员在销毁档案前应认真复核清点,销毁后再销毁清册上签名盖章,连同其他鉴定、销毁材料一并存档。

七、档案保密制度

(一)、学院成立保密和档案工作机构委员会,所有涉密人员签订保密责任书,加强保密意识。

(二)、学院保密和档案工作机构负责对全院保密工作人员进行保密教育,定期检查保密工作。

(三)、贯彻执行党和国家关于保守秘密的规定,维护涉密档案的安全,不得在公共场所及无关人员面前谈论档案内容,不准在私人交往和通信中提及涉密文件内容,不准通过普通邮政传递属于国家秘密的文件、资料和其他物品。

(四)、对绝密级的国家秘密文件、资料和其他物品,必须采取以下保密措施:

1、非经原确定密级的机关、单位或者上级机关批准,不得复制和摘抄;

2、收发、传递和外出携带,由指定人员担当,并采取必要的安全措施;

3、在设备完善的保险装置中保存。

(五)、国家秘密应当根据需要,限于一定范围的人员接触。绝密级的文件档案,经过批准的人员才能接触。

(六)、不准明传的机密、秘密型密码电报由专人管理,院领导阅后立即收回;需要学院中层干部阅办的,由档案室工作人员通知到档案室阅览。

(七)、发现秘密已经泄露或者可能泄漏时,应当立即采取补救措施并及时报告有关机关、单位,并依据《中华人民共和国保守国家秘密法》的相关规定,视情节严重追究相关失职人员责任。

八、档案库房安全管理制度

(一)、未经允许,非管理人员不得随意进入库房。

(二)、定期清扫,保持档案库房干净整洁。做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光工作。

(三)、管理人员做到人离灯灭、关窗、加锁,妥善保管库房钥匙,消除火灾隐患,确保库房档案安全。

(四)、入库的各类档案要依照档号排放,库房柜架编排顺序号,排列整齐。

(五)、保管人员熟悉库藏情况,对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对。

(六)、档案出库利用必须认真登记,入库要按原位排放。

 

 

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