档案管理办法
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第一章    总 则

第一条  为进一步加强我院档案工作制度化、规范化、科学化、现代化,提高学院档案工作管理水平,更好地保护档案,开展档案利用服务工作,根据《中华人民共和国档案法》、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则(试行)》〔川教(2009204号〕以及相关法律法规,结合学院实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案,是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学院档案工作是学院重要的基础性工作,学院各单位(部门)应当加强管理,做到“三纳入”、“四同步”,即纳入单位(部门)整体发展规划和工作计划,纳入各部门的议事日程和管理制度,纳入有关人员的工作岗位职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  学院设立综合档案室,由学院分管院长直接领导,院长办公室主管,学院综合档案室具体负责对学院所属机构的档案工作进行业务指导、督促和检查,各部门分管领导负责分管本部门档案工作。

第五条 我院各系、部、处、室 (以下简称各归档部门)在从事职能活动中形成的各种门类、各种载体的档案,均由学院综合档案室统一指导管理,以确保档案完整、准确、系统和安全,便于档案信息资源的开发利用,实现资源共享。 

第六条  学院各归档部门和全院师生员工应当遵守本办法,自觉承担收集、整理、立卷归档和保护档案的义务,并依法享有利用档案为各项工作服务的权利。

第二章    机构设置、职责和人员配备

第七条  学院成立档案工作委员会,统一领导学院档案工作。档案工作委员会是学院档案工作的常设组织、协调和咨询机构。

学院档案工作委员会由学院主要领导和相关院领导、各主要职能部门负责人组成,下设办公室,挂靠在院长办公室。

其主要职责是:

(一)、贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学院档案工作;

(二)、审定学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)、组织协调各部门档案局工作,对档案分室进行业务指导、监督和检查;

(四)、开展学院档案工作人员的业务培训;

(五)、利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥其文化教育功能;

(六)、开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。

第八条  学院综合档案室是学院档案工作的职能机构,是具有一定行政管理职能的业务管理部门。在学院档案工作委员会和院办的领导下,负责学院档案工作的统筹规划、组织指导、统一管理、协调和督促,负责学院档案的保存和利用。其职责是:

1、贯彻执行国家档案工作的政策法规和学院档案工作委员会的各项决议,综合规划学院档案工作。

2、制定学院档案工作的各项规章制度,并具体负责对各归档单位(部门)档案工作的监督、检查、考核和评比。

3、加强学院档案资源建设,负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管综合档案及有关资料。

4、开展档案开发利用工作,编制各种检索工具,编研、出版档案史料,多途径、多形式地开发档案信息资源,为学院各项工作、社会需求及个人需要提供优质服务。

5、完善学院档案工作管理,负责学院各归档单位及档案分室的业务指导工作。

6、负责学院综合档案的安全和保密工作,确保档案实体安全,最大限度地延长档案寿命。

7、负责学院档案工作,采取多种形式,积极开展档案宣传工作,充分发挥档案的文化教育功能。

8、筹划学院档案信息化建设和实施电子文件归档工作,完善档案数据库。

9、开展档案学理论和档案工作实践研究,参加各种档案学术交流活动。

10、负责学院专(兼)职档案员的档案业务培训工作。

第九条  学院干部档案、一般职工档案、财务档案、普通高等教育学生档案、分别由学院人事处、财务处、学生处各自保管。本条所列部门设立档案分室,作为学院档案分支机构,接受学院档案机构和业务主管部门的双重领导,每年定期呈报档案基本统计数据。                                                        

第十条  学院各归档单位的职责为:

1、贯彻执行学院档案工作委员会的各项决定和档案工作规章制度,做好本部门文件材料的收集、整理、分类、立卷等工作。按照《高等学校档案管理办法》、《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》和《高等学校档案实体分类法》的要求,完整、规范、及时完成立卷归档工作;

2、根据本单位(部门)档案立卷归档的工作量配备专(兼)职档案人员,负责具体的档案管理工作,并将有关设备、档案装具(盒、箱柜)及档案业务培训等所需经费列入部门的年度预算。

第十一条  学院的专(兼)职档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

   第十二条 学院专职档案工作人员列入学院事业编制。其编制人数由学院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。

  第十三条 学院档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,按学院相关规定享受相应待遇。

第十四条 学院对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,根据学院的实际,按照四川省人事厅、文化厅、档案局《关于贯彻人事部、文化部<关于印发图书、文物、博物、档案、群众文化等事业单位贯彻<事业单位工作人员工资制度改革方案>实施意见的通知>的通知》(川人工〔20005号)精神,参照实验人员相关标准予以专项补助。

第三章    档案的立卷、归档和移交

  第十五条  学院各归档单位(部门)分管档案工作的负责人,应将文件材料归档工作列入相关人员的工作职责和考核范围,督促、检查本部门专(兼)职档案员做好档案的立卷归档工作。

   第十六条  学院实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。未通过档案验收的科研课题和基建项目,不得鉴定和结题(项)。各归档单位由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷、编排页号或件号、填写卷内目录、填写移交目录,经本部门负责人和档案机构工作人员检查合格签字后方能办理移交手续。

第十七条  归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、实物等各种载体形式。归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。各归档部门应当对归档的纸质档案材料和电子档案材料同步归档,电子档案材料按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》要求归档。

学院档案归档范围是:

    1、党群类:主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学院关于党群管理的文件材料。

   2、行政类:主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学院关于人事管理、行政管理的文件材料。

3、学生类:主要包括学院培养的学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等,按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法》(川教〔200726号)的相关规定执行。

4、教学类:主要包括学院教学运行管理、教学实践、教学建设与改革、教学条件管理、教学质量监控、教育研究、教学评估等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

5、科研类:主要包括全院性科技计划、协议、合同、经费等综合管理性材料以及各科技项目中的科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各阶段形成的文件材料。

6、基本建设类:主要包括全院性基本建设的规划、征地等综合性管理材料和每项基建工程各阶段形成的文字、图纸等材料。

7、仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

8、产品生产类:主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

9、出版物类:主要包括学院自行编辑出版的期刊、其他学术刊物及本院出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

   10、外事类:主要包括学院派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学院开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学院授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

11、财会类:主要包括全院性财务管理的文件,会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等材料。按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔199832号)执行。

12、人事类:纳入学院管理的干部、人事档案按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字(199614号)执行。

13、实物档案:

荣誉性:奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉册、光荣册、证书、奖牌、匾、合格证、奖杯、聘书、任命书、象征城市或单位的钥匙等带有荣誉性质的物品;

赠品: 各有关单位赠送给本单位的牌匾、礼品;

印章: 失效的木印、石印、塑料印、钢印、圆印、方印、菱印、党组织印、行政印、社团印、财务印等;

字画: 国外名人、党政领导的题词、签名、以及各种类型书画;

产品: 本单位生产的产品实物,其中获奖或第一批产品值得整理保存的。

14、电子文档、音像资料。

以上归档范围详细内容参照《高等学校档案管理办法》、《四川〈高等学校档案管理办法〉实施细则》和《高等学校档案实体分类法》等相关规定。

第十八条  学院各归档单位(部门)立卷归档的文件材料,应符合下列要求:

1、归档的文件材料,应遵循其形成规则,保持文件材料之间的有机联系,区分保存价值,分类组卷;

   2、归档的文件材料应齐全完整,已破损的文件和重要的传真件应予复制,复制件附于原件后一并归档;

   3、归档的文件材料按照党务行政公务用纸标准规格要求用纸(党务材料使用16K规格纸,政务材料使用A4规格纸),纸质优良,字迹清楚工整、耐久,严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写;声像档案清晰;

4、档案卷内目录规范工整,有电子目录;文件标题和页码完整准确;拆除金属物,修剪粘贴整齐,装订规范,备考表填写完整。

    第十九条  归档时间及手续:

1、学院各系部处室应当在次学年6月底前归档;

2、科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档;仪器设备类档案应当在设备验收完毕投入使用后二个月,引进设备为索赔期满后二个月归档;

3、财会类档案应当按规定留用期满后的次年6月底前归档;

4、学生和教职工档案应当在档案材料形成后两个月内归档;

5、重大活动形成的档案应当在活动结束后三个月归档;

6声像档案应于录制编辑试放后两个月内归档;

7、接收档案必须履行相关手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间。交接双方必须签名盖章;

   8、随时接收上级规定应接收的档案。

第四章    档案保管和利用

第二十条 学院档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

  第二十一条 学院档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报院长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  第二十二条 学院档案机构应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

  第二十三条 学院档案由本院档案机构保管。在国家需要时,学院应当提供所需的档案原件或者复制件。

  第二十四条 学院与其他单位分工协作完成的项目,学院档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交学院档案机构保存。

  第二十五条 学院内的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学院档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

  第二十六条 学院档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向分管档案工作的院长报告,及时处理。

  档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

  第二十七条 学院档案机构应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第二十八条  寄存在学院档案机构的档案,归寄存者所有。学院档案机构如需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。利用学院档案的单位或个人,需持有合法证明,在表明利用档案的目的和范围,履行相关登记手续后,按照学院档案管理规定进行查阅。

    第二十九条  学院档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当由档案机构负责人批准。加盖学院档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十条  学院档案机构是学校出具档案证明的唯一机构,应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

第五章    必备设施和保障

第三十一条 学院应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

  第三十二条 学院应当为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字化档案建设,保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第六章    考核、 奖励和处罚

第三十三条 学院建立档案工作检查、考核、督查制度。学院院办综合档案室不定期地对各部门的档案工作组织考评,具体办法详见《四川化工职业技术学院档案工作考核办法》。学院定期召开全院档案工作会,对档案工作成绩突出的单位(部门)和个人给予表彰奖励。对档案工作考核不合格的单位(部门)分别采取通报批评、限期整改和一票否决的方式进行处理。

   第三十四条 有下列行为之一的,学院将对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

  ()玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  ()违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

  ()涂改、伪造档案的;

  ()擅自出卖、赠送、交换档案的;

  ()不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

  ()其他违反档案法律法规的行为。

第七章    附 则

第三十五条  本办法由学院综合档案室负责解释。

第三十六条  学院各档案分支机构的档案管理制度,由学院各单位(部门)根据具体情况自主确定。

第三十七条  本办法自学院公布之日起执行。

 

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